1、檔案立卷管理規(guī)定一．總則 為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作，保持其方法的延續(xù)性，現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求，結(jié)合********公司實際，特制定本辦法。

(資料圖片僅供參考)

2、1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理，以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。

3、2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。

4、代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類C會計檔案類J基本建設(shè)類x聲像檔案類W實物檔案類T專題檔案類二．各類檔案的分類立卷辦法（一） 文書檔案的分類整理歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適應新技術(shù)應用的需要，便于保管和利用。

5、按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應歸檔的文件必須齊全完整。

6、2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

7、按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。

8、“件”的含義：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來文與復文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。

9、3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。

10、由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。

11、4、裝訂4．1去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。

12、裝訂時正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后。

13、在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。

14、各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。

15、4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱，對字跡模糊的文件要進行復制。

16、4．3在該份文件的正文輸入計算機之前，不宜用乳膠或縫紉機來裝訂（因為會影響以后將該文件拆訂、掃描）。

17、5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。

18、6、編號6．1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖1），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。

19、6．2檔號章的項目及填寫內(nèi)容：類別號：文書檔案的類別號為A。

20、期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。

21、年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標公元紀年。

22、機構(gòu)：不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可不填。

23、件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復。

24、6．3在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

25、7、裝盒7．1檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號”。

26、（樣式見附圖3）。

27、每一個檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。

28、7．2填寫盒內(nèi)文件備考表。

29、盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。

30、整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。

31、日期：填寫歸檔的年、月、日。

32、8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。

33、8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內(nèi)容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構(gòu)、期限、年度等六個基本項目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項目由單位代碼、類別號、機構(gòu)、期限、年度等五個基本項目組成。

34、8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。

35、不同的保管期限分開不同的登記表填寫。

36、8．1．4“歸檔說明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機構(gòu)及主要領(lǐng)導人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等）。

37、8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應包括以下基本項目：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)，需要時還可增加其它項目，如“文件格式”。

38、件號：參見6．2。

39、責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機關(guān)。

40、文號：文件的發(fā)文字號。

41、題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。

42、原文沒有標題的應當加擬標題，外加“[ ]”號；原文有標題但不能說明文件內(nèi)容的，應重擬標題，重擬標題外加“ [ ]”號，附于原標題之后。

43、日期：指文件形成的日期。

44、填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“．”號或“-”號，以四位阿拉伯數(shù)據(jù)表示公元紀年。

45、頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。

46、文件格式：指歸檔文件對應的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。

47、8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。

48、8．1．7“歸檔文件目錄”應一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。

49、8．2編制其它檢索工具。

50、各單位應根據(jù)實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。

51、9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質(zhì)文件的同時，要收集對應的電子文件，對電子文件進行集中統(tǒng)一保管，并建立相應的移交電子文件簽名確認制度，以確保電子文件的真實。

52、9．2圖書檔案中心要采取適當措施，確保機讀目錄和電子文件的安全，要及時用光盤或磁帶機等進行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。

53、9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務器，中心為每個單位建立一個單獨的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。

54、另外中心應定期對各單位的檔案數(shù)據(jù)進行匯總。

55、9．4處理電子文件，應使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。

56、9．5為方便以后利用計算機進行全文查閱，要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。

57、檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫，同時會在本機的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號相同。

58、9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫副本供查閱，另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。

本文分享完畢，希望對大家有所幫助。

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